1. Ab wann gilt EU-weites Vergaberecht?
Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge des Bundes liegt der EU-Schwellenwert aktuell (Stand Mai 2026) bei 216.000 €. Oberhalb dieser Grenze greifen VgV und GWB mit förmlichem, EU-weitem Verfahren. Darunter gilt für Bundesbehörden die UVgO, für Länder und Kommunen zusätzlich eigene Wertgrenzen — diese unterscheiden sich je nach Bundesland und Vergabeordnung (VOB/A, VOL/A oder UVgO).
2. Direktauftrag oder Ausschreibung?
Innerhalb der landesspezifischen Wertgrenzen sind Direktaufträge oder beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb möglich — das betrifft in der Praxis viele kleinere Nachbestellungen von Toner und Tinte für Behörden, Schulen und Vereine. Oberhalb der Wertgrenze wird ein förmliches Verfahren mit Leistungsverzeichnis Pflicht.
3. Produktneutralität: Der Knackpunkt bei Verbrauchsmaterial
§ 31 VgV (bzw. § 23 UVgO im Unterschwellenbereich) verlangt eine herstellerneutrale Leistungsbeschreibung. Wird dennoch ein Markenname oder eine Herstellerbezeichnung genannt, ist der Zusatz „oder gleichwertig" zwingend — sonst muss der Auftraggeber einen sachlichen Grund dokumentieren. Genau hier liegt die Chance für kompatibles und rebuilt-Material: Solange die Ausschreibung produktneutral formuliert ist oder den Gleichwertigkeits-Zusatz enthält, dürfen DIN-33870-geprüfte Alternativtoner mitbieten, auch wenn im Leistungsverzeichnis ursprünglich ein OEM-Produkt als Referenz stand.
4. Nachhaltigkeit als Zuschlagskriterium
Umweltzeichen wie der Blaue Engel oder die DIN-33870-Zertifizierung können als Eignungs- oder Zuschlagskriterium in die Ausschreibung aufgenommen werden — das stärkt die Position von zertifiziertem Rebuilt-Toner zusätzlich, sofern der Auftraggeber Nachhaltigkeit explizit gewichtet.
Compana Experten Tipp: Prüfen Sie bei jeder Ausschreibung, ob im Leistungsverzeichnis „oder gleichwertig" steht. Fehlt der Zusatz bei einer reinen Markenangabe, lohnt sich eine Rückfrage bei der Vergabestelle — oft ist die Formulierung ein Versehen und wird auf Nachfrage korrigiert.
