1. Warum ein Multifunktionsdrucker ein Datenschutzfall ist
Moderne MFPs speichern auf internen Festplatten oder Flash-Speichern häufig Kopien gescannter Dokumente, Adressbücher und WLAN-Zugangsdaten. Werden diese Geräte entsorgt, ohne die Speicher sauber zu löschen, ist das ein Verstoß gegen die Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.
2. Nachweispflicht statt Vertrauen
Die DSGVO verlangt an mehreren Stellen Rechenschaft: Nach Art. 5 Abs. 2 muss ein Unternehmen nachweisen können, dass es angemessen mit personenbezogenen Daten umgegangen ist. Für die MFP-Entsorgung bedeutet das in der Praxis: Löschung dokumentieren (Datum, Methode, verantwortliche Person), nicht nur durchführen.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag bei externer Entsorgung
Übergeben Sie das Gerät an einen externen Entsorgungsdienstleister, der die Datenlöschung übernimmt, ist regelmäßig ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO nötig — der Dienstleister verarbeitet dabei in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten, auch wenn er sie am Ende nur löscht.
4. Sicherheitsstufen für die physische Vernichtung
Die frühere DIN 66399 wurde 2023 als nationale Norm zurückgezogen und lebt als internationale Norm ISO/IEC 21964 weiter — die sieben Sicherheitsstufen gelten in der Praxis nach wie vor als Referenz. Für normale Bürodokumente mit personenbezogenen Daten gilt Sicherheitsstufe P-3 als Mindeststandard; bei besonders sensiblen Daten kann eine höhere Stufe angemessen sein.
Compana Experten Tipp: Führen Sie den Werksreset immer selbst durch, bevor das Gerät das Haus verlässt — auch wenn der Entsorger eine Löschung zusagt. Ein dokumentierter interner Reset ist der einfachste Nachweis, den Sie im Zweifel vorlegen können.
