Wer hat was wann gedruckt? So aktivieren Sie das Druckprotokoll unter Windows 11
Standardmäßig löscht Windows 11 jeden Druckauftrag aus dem Speicher, sobald die letzte Seite das Ausgabefach verlassen hat. In Büros oder zur Kostenkontrolle ist es jedoch oft notwendig, einen Verlauf der getätigten Ausdrucke einzusehen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen die drei Wege zur Protokollierung.
1. Die „Sanfte“ Methode: Aufträge nach dem Druck behalten
Diese Methode speichert die SPL- und SHD-Dateien temporär im Spool-Ordner.
* Vorgehen: Öffnen Sie Drucker & Scanner > Druckereigenschaften > Erweitert.
* Markieren Sie die Option „Druckaufträge nach dem Drucken nicht löschen“.
* Nachteil: Diese Dateien verbrauchen viel Festplattenplatz und sind schwer lesbar (nur binäre Rohdaten).
2. Die professionelle Methode: Die Ereignisanzeige (Event Viewer)
Windows 11 besitzt ein mächtiges Logging-System, das jedoch für den PrintService manuell aktiviert werden muss:
1. Rechtsklick auf Start > Ereignisanzeige (eventvwr.msc).
2. Navigieren Sie zu: Anwendungs- und Dienstprotokolle > Microsoft > Windows > PrintService.
3. Rechtsklick auf den Eintrag „Betriebsbereit“ (Operational) > „Protokoll aktivieren“.
Analyse der Log-Einträge: * Ereignis-ID 307: Dokument erfolgreich gedruckt. Enthält Informationen über den Dateinamen, den Nutzer, die Anzahl der Seiten und die Dateigröße. * Ereignis-ID 801: Fehler beim Druckvorgang. Hier finden Sie Fehlercodes, die bei der Fehlersuche am Drucker entscheidend sind.
3. Protokollierung via Gruppenrichtlinie (für Netzwerke)
In Firmennetzwerken kann die Protokollierung zentral für alle PCs erzwungen werden:
* GP-Editor öffnen (gpedit.msc).
* Pfad: Computerkonfiguration > Administrative Vorlagen > Windows-Komponenten > Ereignisprotokollierung > PrintService.
* Stellen Sie „Protokollierung aktivieren“ auf „Aktiviert“.
Checkliste: Druckdaten-Sicherheit (DSGVO)
- Löschkonzept: Wenn personenbezogene Dokumente gedruckt werden, muss das Protokoll nach einem festgelegten Zeitraum bereinigt werden.
- Zugriffsschutz: Nur Administratoren sollten Zugriff auf die Ereignisanzeige haben, um den Datenschutz der Mitarbeiter zu wahren.
- Speicherkapazität: Begrenzen Sie die maximale Größe des Protokolls (Standard: 1 MB), um Überläufe zu vermeiden.
Companas Experten-Tipp: Nutzen Sie PowerShell, um das Protokoll schnell zu exportieren. Der Befehl Get-WinEvent -LogName 'Microsoft-Windows-PrintService/Operational' | Select-Object -First 10 liefert Ihnen sofort die letzten 10 Druckaufträge inklusive Zeitstempel in der Konsole.
